SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Siklus sumber daya manusia (MSDM) dan Penggajian (Human Resources Management (HRM atau payroll cycle) merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.

Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.
2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
5. Evaluasi kinerja.
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini.

Aktivitas Siklus Penggajian 

Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian:

1. Perbarui File Induk Penggajian   

Contoh : Mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3.    Validasi Data Waktu dan Kehadiran   

      Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

• Skema pembayaran: 

1. Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.
2. Laporan tersendiri bagi profesional 
3. Komisi langsung atau komisi gaji plus
4. Insentif dan bonus

• Prosedur: 

1. Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
2. Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja. 
3. Petugas penggajian menghitung total dan memasukkannya bersama-sama dengan data waktu.
4. Total nilai akan dihitung ulang oleh komputer setelah langkah-langkah proses berikutnya.
5. Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.
6. Pengecekan dilakukan pada setiap catatan waktu dan kehadiran. 

• Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

1. Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
2. Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
3. Penggunaan jam waktu elektronis

4.    Mempersiapkan Penggajian 

1. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
2. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
3. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

• Prosedur: 

1. Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.
2. File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
3. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
4. Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan penggajian terdiri dari:
   –   Potongan pajak penghasilan
   –   Potongan sukarela 
5. Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

• Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

1. Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas.
2. Terminal online
3. Intranet perusahaan

5.    Membayar Gaji  

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

• Prosedur :
  
  1. Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.
  2. Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
  3. Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

• Peluang pemakaian teknologi informasi
  1. Penyimpanan langsung 
  2. Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja 

6.    Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

1. Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung 
2. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
3. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
4. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.
5. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

7.    Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

1. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
2. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
3. Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Fungsi utama SIA dalam manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

• Ancaman-ancaman pada siklus Penggajian dan SDM :

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk 
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan 
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi 
4. Data waktu yang tidak akurat 
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi 
8. Kinerja yang kurang baik 

• Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan:

1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan 
2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan 
3. Pemindahan tugas 
4. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya 
5. Setoran langsung 
6. Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian 
7. Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim 
8. Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian 
9. Pengendalian akses 
10. Prosedur pembuatan cadangan 
11. Enkripsi data

Keputusan-keputusan Penting, Kebutuhan Informasi, dan Model Data

Salah satu fungsi SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

 

Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut :

1. Kebutuhan pegawai di masa mendatang 
2. Kinerja pegawai 
3. Moral pegawai 
4. Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian 

Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian. 

Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM. 

Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian. 

Model Data Siklus Penggajian

 

Hubungan antara keahlian dan perekrutan itu : Satu-ke-banyak 

Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.

Hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu: Banyak-ke-banyak 

1. Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan 
2. Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.