Sistem Buku Besar dan Pelaporan

   

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:

• Tiap-tiap subsistem siklus akuntansi yang menyediakan informasi mengenai transaksi rutin.
• Manajer keuangan yang menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi.
• Departemen anggaran yang menyediakan angka-angka anggaran.
• Manajer akuntansi yang menyediakan ayat jurnal penyesuaian.

Diagram konteks berikut menunjukkan arus data yang masuk/keluar ke/dari sistem buku besar dan pelaporan keuangan.

A. Aktivitas Buku Besar dan Pelaporan

Empat (4) aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1.    Perbarui Buku Besar 

Aktivitas pembaruan terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

a.       Subsistem akuntansi 

b.      Bendahara

 

2.    Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian 

Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Lima kategori dasar dari ayat jurnal penyesuaian:

a.   Akrual  (hutang gaji)

b.    Pembayaran di muka (sewa, bunga, asuransi)

c.    Perkiraan (penyusutan)

d.    Penilaian kembali (perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan)

e.    Perbaikan (koreksi)

 

3.    Buat Laporan Keuangan  

a.    Laporan laba-rugi dibuat pertama      

b.    Neraca dibuat setelahnya.

c.    Laporan arus kas dibuat terakhir.

 

4.    Membuat Laporan Manajerial 

Dua kategori utama dari laporan manajerial:

1. Laporan pengendalian buku besar  Contoh dari laporan pengendalian:

–        Daftar  voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal. 

–        Daftar saldo akun buku besar.  

2. Anggaran 

Contoh anggaran:
–        Anggaran operasional
–        Anggaran pengeluaran modal 

Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggung jawaban. –    Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggungjawab manajerial di dalam organisasi. 

 

B. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian
Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1.    Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi  dengan benar.

2.    Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.

3.    Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.

4.    Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.

5.    Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.

6.    Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif. 

 

            1.      Proses/Aktivitas : Memperbarui buku besar         

Ancaman : Kesalahan-kesalahan   

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Pengendalian input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit

            2.      Proses/Aktivitas : Akses ke buku besar 

            Ancaman : Kehilangan data rahasia dan/atau penyembunyian pencurian   

            Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Pengendalian akses, jejak audit

            3.      Proses/Aktivitas : Kehilangan atau kehancuran buku besar 

            Ancaman : Kehilangan data dan aset  

            Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Prosedur pembuatan cadangan dan                            pemulihan dari bencana 

 

Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.  

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:
1.    Pengendalian edit input dan pemrosesan
2.    Laporan rekonsiliasi dan pengendalian 
3.    Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi   

 

Pengendalian Edit Input dan Pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:
1.    Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA
2.    Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

 

Ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara dan kontroler adalah entri data asli.  Beberapa jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1.  Pemeriksaan validitas
2.    Pemeriksaan saldo nol

3.    Verifikasi closed-loop
4.    Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher jurnal
5.    Pemeriksaan field
6.    Uji kelengkapan
7.    Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang berulang untuk setiap periode

8.    Pemeriksaan tanda 

 

Laporan Rekonsiliasi dan Pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar, contoh :

1.    Pembuatan neraca saldo 

2.  Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

1.    Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

2.    Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku besar hingga ke dokumen sumber 

3.    Menelusuri semua perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awalnya hingga saldo akhirnya.

 

Akses  Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

1.    ID dan pasword pemakai 

2.    Hanya membaca akses ke buku besar 

3.    Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

 

Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1.    Penggunaan label file internal dan eksternal 

2.    Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.

 

C. Model Data Terintegrasi

• Suatu perusahaan terintegrasi data model merupakan penggabungan dari model data terpisah.

• Penggabungan primary melibatkan hubungan dari setiap sumber daya dengan kejadian yang menyebabkan peningkatan dan penurunan sumber daya.

 

Manfaat Model Data Terintegrasi:
1.    Meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.
2.    Integrasi informasi keuangan dan non keuangan.
3.    Meningkatkan pelaporan internal

 

Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi:

1.    Keuangan             

2.    Operasi internal

3.    Pelanggan             

4.    Inovasi dan pembelajaran 

 

Gudang Data

Gudang data, yang berisi data baik sekarang dan masa lalu, dapat memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan yang strategis. Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.

 Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis :

1.  Online Analytical Processing (OLAP)

2.  Penggalian data (Data mining)

 

D. Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

The Extensible Business Reporting Language (XBRL) menjawab dua pemasalahan:

1.    Penanganan yang berbeda untuk setiap informasi yang disampaikan.

2.    Kebutuhan untuk memasukkan kembali secara manual informasi kea lat analisis keputusan secara mandiri.

 

XBRL memberikan manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan secara elektronis :

1.    XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL.

2.    XBRL dapat diartikan adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL.