SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS
Apa sih siklus pendapatan itu?
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Pada siklus pendapatan terdapat empat aktivitas dasar, yaitu Entri pesanan penjualan, Pengiriman, Penagihan dan Piutang Usaha, Penagihan Kas. Pada empat aktivitas tersebut terdapat beberapa tahap didalamnya.
apa saja tahap yang terdapat pada aktivitas dasar siklis pendapatan?
1. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap :
a. Mengambil pesanan dari pelanggan.
b. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan.
2. Pengiriman, proses ini terdiri dari dua tahap :
a. Mengambil dan mengepak pesanan.
b. Mengirim pesanan tersebut.
3. Penagihan dan Piutang Usaha, melibatkan :
a. Penagihan ke para pelanggan.
b. Memelihara data piutang usaha.
4. Penagihan Kas, melibatkan :
a. Menangani kiriman uang pelanggan.
b. Menyimpannya ke bank.
Siklus pendapatan memiliki tujuan utama yaitu untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Untuk mencapai tujuan tersebut maka pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting, seperti :
1. Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
4. Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?
5. Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?
6. Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
7. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
B. Prosedur Pemrosesan Informasi Siklus Pendapatan
Siklus Pendapatan – Keputusan-keputusan penting
1. Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?
2. Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?
3. Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
4. Bagaimana
pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Entri Pesanan Penjualan
Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa
ketersediaan persediaan
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
1. Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
2. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.
Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh :
1. Pemeriksaan validitas.
2. Uji kelengkapan.
3. Uji kewajaran.
4. Persetujuan kredit.
· Otorisasi umum : Batas kredit
· Otorisasi khusus : Pemeriksaan batas
Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.
Dokumen Internal yang dihasilkan oleh pesanan penjualan:
1. Pesanan penjualan.
2. Kartu pengambilan barang.
3. Slip pengepakan.
Kebutuhan Informasi dan Prosedur pada siklus pendapatan.
1. Menentukan ketersediaan persediaan.
2. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
3. Menentukan harga produk dan jasa.
4. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.
5. Memilih metode untuk mengirim barang.
Pengiriman
Pekerja gudang bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan memindahkan barang dari bagian persediaan.
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi yang ada pada pengiriman :
1. Menentukan metode pengiriman.
2. Sumber daya
3. In-house
Dokumen, catatan, dan prosedur pada pengiriman :
1. Kartu pengambilan dicetak oleh bagian order penjualan untuk proses pengiriman dan digunakan untuk mengidentifikasi produk dan memindahkan dari persediaan.
2. Jumlah fisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
3. Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.
Penagihan dan Piutang Usaha
Dua aktivitas yang dilakukan pada siklus pendapatan adalah:
1. Faktur pelanggan
2. Menyimpan rekening pelanggan
Jenis sistem penagihan :
- Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang - barang dikirim.
- Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.
Metode-metode pengurusan piutang dagang:
1. Metode faktur terbuka
2. Metode pembayaran gabungan
Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
Contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan:
1. Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
2. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
3. Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
4. Kepuasan pelanggan
5. Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
6. Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
Penagihan Kas
Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah :
1. Kasir
2. Fungsi
piutang dagang
Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi pada penagihan kas :
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit.
Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. Sistem melakukan pengecekan secara online untuk memverifikasi keakuratan data entri
C. Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
A
D. Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data
Model Data Siklus Pendapatan
Model data REA menyediakan satu metode untuk merancang basis data yang efisien terintegrasi baik data keuangan dan operasi. Model data REA untuk siklus pendapatan perusahaan manufaktur harus mencakup informasi berikut:
Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan.
Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas).
Agen eksternal utama (pelanggan) serta berbagai agen internal yang terlibat dalam kegiatan siklus pendapatan.
SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :
1. Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
2. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
3. Menentukan ketersediaan persediaan
4. Memilih metode untuk mengirim barang
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
1. Menentukan harga produk dan jasa
2. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
3. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
4. Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
5. Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
1. Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
2. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
3. Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
4. Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
5. Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
6. Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
7. Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
8. Keefektifan iklan dan promosi
9. Kinerja staf penjualan
10. Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
Link Youtube video presentasi materi :
