Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan
perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan –
kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan,
motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi
pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua
fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus
dilakukan oleh manajer.
A. Proses Penyusunan
Personalia
Proses penyusunan
personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan
untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu
yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu
lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam
organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1. Perencanaan sumber daya manusia
Dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan
Berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber
daya manusia.
3. Seleksi
Penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi
Dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5. Latihan dan pengembangan
Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas
organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja
Membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang
dikembangkan untuk posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
Digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan
selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi,
penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
B. PERENCANAAN SUMBER
DAYA MANUSIA
Suatu perusahaan atau organisasi yang baik dan bertanggungjawab
serta ingin memelihara kesinambungan bisnis dalam jangka panjang, harus sudah
memikirkan kepeduliannya pada saat awal pendirian perusahaan, yaitu dengan cara
menetapkan visi, misi dan tujuan perusahaan.
Dalam perkembangannya, budaya organisasi dan perubahan global
akan mempengaruhi tiga hal tersebut Visi merupakan
suatu pernyataan ringkas tentang cita-cita organisasi yang berisikan arahan
yang jelas dan apa yang akan diperbuat oleh perusahaan di masa yang akan
datang. Untuk mengujudkan visi tersebut maka perusahaan melakukan pengembangan
misi yang akan dijalani dalam tiap aktivitas; Misi merupakan penetapan tujuan dan sasaran perusahaan yang
mencakup kegiatan jangka panjang tertentu dan jangka pendek yang akan
dilakukan, dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan; Tujuan perusahan adalah mencapai
keuntungan maksimum.
Pernyataan tentang visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan
budaya dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat menumbuhkan
komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk semangat kerja karyawan,
menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam kehidupan kerja karyawan, dan
menumbuhkan standar kerja yang prima. Rumusan visi yang jelas akan mengantarkan
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Namun, semua hal tersebut belum
dapat berfungsi dengan baik, jika tidak diimbangi dengan strategi yang tepat
dalam penerapannya. Dengan demikian, rumusan visi, misi dan tujuan perusahaan
perlu ditetapkan dalam suatu strategi yang tertuang dalam kebijakan perusahaan.
Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung
pada kinerja sumberdaya manusia yang secara langsung atau tidak langsung
memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan
eksternal (stake holders) dan
kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh
kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu
menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai
tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
Manfaan Perencanaan
SDM :
- Mengoptimalkan SDM yg
sudah ada
- SDM yang sudah ada
akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan
inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup : jumlah tenaga kerja,
kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan /ketrampilan yang dimiliki,
bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat
digunakan untuk promosi, mutasi ,peningkatan kemampuan karyawan.
C. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN
Seleksi karayawa
adalah suatu proses untuk menentukan orang yang di ramal akan menempati suatu
posisi jabatan yang di tawarkan suatu perusahaan.
Secara umum ada 3
tujuan seleksi :
1. Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
2. Berusaha
untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
3. Berusaha
untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi
tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.
Proses Seleksi
Proses seleksi di
mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan
serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi
proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan
apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan
kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari
seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.
Proses seleksi adalah
pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses
seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan
sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa
seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian.
D. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Para karyawan lama
yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau
menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk memperlajari
ketrampilan-ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Program-program
latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan
manusiawi kelompok kerja, dan bahkan bagi Negara.
Penilaian dan
Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan
pendekatan yang akan digunakan organisasi mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan
latihan dan pengembangan.
Sasaran-sasaran
Latihan dan Pengembangan
Sasaran ini
mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai
standar-standar dengan mana prestasi kkerja individual daan efektivitas program
dapat diukur.
Isi Program
Isi program ditentukan
oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program
mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan
pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apapun isinya, program
hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta.
Prinsip-prinsip
Belajar
Ada beberapa prinsip
kerja (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang
cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip-prinsip ini
adalah program bersifat partisipatif,relevan, pengulangan dan pemindahan, serta
memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan.
On-the-job Training
Tekhnik-tekhnik
“on-the-job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan
dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervise langsung seorang “pelatih” yang
berpengalaman.berbagai macam tekhnik ini yang biasa digunakan dalam praktek
addalah sebagai berikut :
1. Rotasi
Jabatan
2. Latihan
Instruksi Pekerjaan
3. Mmagang
4. Coachinh
5. Penugasan
sementara
Metode-metode Simulasi
Diantara metode-metode
simulasi yang paling umu digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Studi Kasus
Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan
masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian
alternativ.
2. Role Playing
Tekhnik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta
latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Digambarkan dalam suatu
episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya.
Tekhnik role playing dapat mengubah sikap peserta, seperti menjadi lebih
toleransi terhadap perbedaan individual dan mengembangkan ketrampilan antar
pribadi.
3. Business Games
Business management (game) adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala
kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.
4. Vestibule Training
Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan tetapi oleh pelatih-pelatih
khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama
seperti yang akan digunakan paada pekerjaan sebenarnya.
5. Latihan
Laboratorium
Tekhnik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk
mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
6. Program-program
Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau
lembaga-lembaga pendidika lainnya.
E.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik presentasi
informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan
kepada para peserta. Metode-metode yang biasa digunakan
1. Kuliah
2. Presentasi Video
3. Metode Konperensi
4. Programmed Instruction
5. Studi Sendiri
F. Pemberian Kompensasi Kepada karyawan
“Pentingnya Kompensasi
Bagi Karyawan”
Setiap orang memiliki
profesi yang beragam. Entah itu sebagai manajer, akuntan, dokter, guru, dan
sebagainya. Jika orang-orang tersebut bekerja dalam suatu perusahaan tentunya
mereka akan memperoleh yang disebut dengan kompensasi atau yang lebih dikenal
dengan upah atau gaji. Kompensasi sendiri memiliki pengertian sebagai balas
jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kompensasi
punya arti penting karena pemberian kompensasi merupakan upaya dalam
mempertahankan dan mensejahterakan karyawannya.
Lalu, apakah tujuan diberikannya kompensasi ?
Menurut Maryoto (1994), tujuan kompensasi adalah :
1. Pemenuhan kebutuhan
ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan
2. Mendorong agar
karyawan lebih baik dan lebih giat
3. Menunjukkan bahwa
perusahaan mengalami kemajuan
4. Menunjukkan
penghargaan dan perlakuan adil perusahaan terhadap karyawannya (adanya
keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan
output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan)
Dalam memberikan kompensasi,
secara umum untuk penentuan kompensasinya, terdiri dari tiga hal :
Pertama, Harga atau
Nilai Pekerjaan yakni :
1. Melakukan
analisis jabatan atau pekerjaan. Berdasarkan analisis tersebut maka akan
didapat informasi yang berkaitan dengan jenis keahlian yang dibutuhkan, tingkat
kompleksitas pekerjaan, resiko pekerjaan dan sebagainya. Dari informasi
tersebut maka dapat ditentukan harga dari pekeerjaan tersebut.
2. Melakukan
survei “harga” pekerjaan sejenis pada perusahaan lain yakni harga pekerjaan
dari beberapa perusahaan menjadi patokan harga dalam menentukan harga pekerjaan
sekaligus sebagai ukuran kelayakan dalam pemberian kompensasi.
Kedua, Sistem
kompensasi yakni :
1. Sistem
prestasi yaitu upah atau gaji menurut prestasi kerja yang disebut juga dengan
upah sistem hasil. Dalam sistem ini, sedikit banyaknya upah yang diterima
tergantung pada sedikit banyaknya hasil yang dicapai karyawan dalam waktu
tertentu.
2. Sistem
waktu yaitu besarnya kompensasi dihitung berdasarkan standar waktu seperti jam,
hari, minggu hingga bulan. Besarnya upah ditentukan oleh lamanya karyawan
menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Ketiga, Sistem kontrak
yaitu besarnya upah didasarkan atas kuantitas, kualitas dan lamanya
penyelesaian pekerjaan yang sesuai dengan kontrak perjanjian. Dalam sistem ini,
biasanya dicantumkan ketentuan mengenai konsekuensi jika pekerjaan yang
dihasilkan tidak sesuai dengan surat kontrak perjanjian.
Sebagai upaya balas
jasa yang dilakukan perusahaan terhadap karyawannya, selain upah atau gaji
tetap yang diterima, seorang karyawan juga akan menerima jenis-jenis kompensasi
yang lain, diantarannya :
a. Pengupahan insentif yaitu
memberikan upah atau gaji berdasarkan perbedaan prestasi kerja sehingga bukan
tidak mungkin dua orang yang punya jabatan yang sama akan menerima upah yang
berbeda karena prestasi dalam bekerja yang berbeda, walaupun keduanya memiliki
gaji pokok yang sama.
b. Kompensasi pelengkap atau fringe benefit
yaitu salah satu bentuk pemberian kompensasi berupa program-program pelayanan
karyawan dengan tujuan agar mampu mempertahankan karyawan tersebut dalam jangka
panjang. Misalnya saja, tunjangan pensiun, pesangon, asuransi kecelakaan kerja dan
sebagainya.
c. Keamanan dan kesehatan karyawan
yaitu merupakan balas jasa peusahaan dalam bentuk non finansial. Makin baik
kondisi keamanan dan kesehatan, maka makin positif sumbangan karyawan tersebut
bagi perusahaan.
Sumber :
http://d1203.wordpress.com/2011/10/15/perencanaan-sumber-daya-manusia/
https://fitriyanaalami.wordpress.com/2013/01/25/proses-penyusunan-personalia/
